کمبود فضای دفتر همیشه به معنی نیاز به دفتر بزرگ تر نیست. در بسیاری از شرکت ها بخشی از فضای کاری توسط میز و صندلی های مازاد، زونکن ها، پرونده های قدیمی، تجهیزات نمایشگاهی، سیستم های کامپیوتری غیرفعال، لوازم مربوط به کارکنان جدید یا وسایلی اشغال می شود که فقط در زمان های مشخص مورد استفاده قرار می گیرند. نگهداری تمام این اقلام در محیط اصلی شرکت می تواند فضای مفید کارکنان را کاهش دهد و مدیریت وسایل را دشوار کند.
اجاره انبار برای لوازم اداری می تواند برای شرکت هایی مناسب باشد که به فضای جداگانه برای نگهداری تجهیزات و مدارک کم مراجعه نیاز دارند. البته انتقال اسناد و تجهیزات شرکت به انبار باید با برنامه مشخص انجام شود؛ از تهیه فهرست موجودی و کدگذاری کارتن ها گرفته تا تعیین افراد مجاز برای دسترسی و ثبت هر ورود و خروج.
در این راهنما از دپوکانکس بررسی می کنیم چه لوازمی را می توان از دفتر به انبار منتقل کرد، اسناد چگونه دسته بندی شوند، تجهیزات IT چه شرایطی نیاز دارند و پیش از تحویل وسایل شرکت چه نکاتی باید در نظر گرفته شوند.
چه زمانی یک شرکت به انبار جداگانه نیاز دارد؟
استفاده از انبار زمانی منطقی است که وسایل فضای قابل توجهی از دفتر را اشغال کرده باشند اما شرکت همچنان به نگهداری آن ها نیاز داشته باشد. این وضعیت ممکن است هنگام جابه جایی دفتر، بازسازی، کاهش فضای اداری، تغییر تعداد کارکنان، نگهداری تجهیزات پروژه ها یا حفظ آرشیو فیزیکی ایجاد شود.
چه لوازم اداری را می توان به انبار منتقل کرد؟
اولین مرحله این است که وسایل شرکت به سه گروه تقسیم شوند: اقلام موردنیاز روزانه، اقلام موردنیاز دوره ای و وسایلی که فعلا استفاده نمی شوند اما باید نگهداری شوند. فقط دو گروه دوم گزینه مناسبی برای انتقال هستند. انتقال وسیله ای که هر هفته به آن نیاز دارید می تواند رفت و آمد غیرضروری ایجاد کند.
بیشتر بدانید: اجاره کانکس در تهران
| گروه | نمونه | مناسب انتقال؟ | نکته |
|---|---|---|---|
| مبلمان اداری | میز، صندلی، فایل و کتابخانه | بله | قطعات قابل باز شدن کدگذاری شوند. |
| آرشیو کم مراجعه | زونکن و پرونده های بسته شده | با رعایت سیاست شرکت | فهرست و محل دقیق هر باکس ثبت شود. |
| تجهیزات IT غیرفعال | مانیتور، کیس، تجهیزات شبکه | با بررسی شرایط نگهداری | اطلاعات حساس قبل از انتقال مدیریت شوند. |
| تجهیزات نمایشگاهی | استند، کانتر، رول آپ و دکور نمایشگاه | بله | براساس رویداد یا پروژه کدگذاری شوند. |
| اسناد فعال روزانه | پرونده های در حال بررسی | معمولا خیر | بهتر است نزدیک واحد استفاده کننده باقی بمانند. |
اسناد فعال و اسناد راکد را از هم جدا کنید
یکی از مهم ترین اشتباهات در انتقال آرشیو شرکت این است که تمام زونکن ها بدون تعیین میزان مراجعه داخل کارتن قرار داده شوند. قبل از انتقال، اسناد را حداقل به دو گروه فعال و راکد تقسیم کنید.
آرشیو فعال چیست؟
پرونده ای که کارکنان برای انجام امور جاری، پاسخ گویی، حسابداری، قراردادها یا عملیات داخلی مرتب به آن مراجعه می کنند، نباید صرفا برای آزاد کردن فضا از دسترس خارج شود. این اسناد بهتر است در دفتر یا سیستم آرشیوی نزدیک نگهداری شوند.
آرشیو راکد چیست؟
پرونده هایی که فرآیند کاری آن ها به پایان رسیده اما براساس سیاست داخلی شرکت یا الزامات مرتبط با فعالیت کسب و کار باید حفظ شوند، می توانند گزینه مناسب تری برای انتقال باشند. مدت قانونی نگهداری اسناد برای همه شرکت ها یکسان نیست؛ بنابراین پیش از انتقال یا امحا، واحد حقوقی، مالی یا مسئول مربوطه باید مدت نگهداری را تعیین کند.
چگونه پرونده ها و زونکن ها را برای انبار آماده کنیم؟
اسناد کاغذی را داخل کارتن های بسیار بزرگ قرار ندهید. کاغذ وزن زیادی ایجاد می کند و یک کارتن بزرگ پر از زونکن هم جابه جایی دشواری دارد و هم ممکن است کف بسته توان تحمل وزن را نداشته باشد. استفاده از باکس های مقاوم با اندازه نسبتا یکسان، نظم چیدمان را افزایش می دهد.
هر باکس فقط یک موضوع مشخص داشته باشد
ترکیب پرونده منابع انسانی، حسابداری، قراردادها و پروژه ها در یک کارتن باعث می شود سیستم کدگذاری خیلی زود بی اثر شود. باکس ها را براساس واحد سازمانی، سال، پروژه یا نوع پرونده تفکیک کنید.
فهرست محتویات روی فایل مرکزی ثبت شود
روی کارتن فقط کد بنویسید و اطلاعات تفصیلی را در یک فایل مرکزی کنترل شده نگهداری کنید. این روش به ویژه برای اسنادی که عنوان آن ها ممکن است اطلاعات محرمانه داشته باشد، منطقی تر از نوشتن مشخصات کامل روی بدنه کارتن است.
کارتن ها شماره سریالی باشند
اگر ۷۸ باکس منتقل می شود، باکس های ۱ تا ۷۸ باید در صورت جلسه تحویل وجود داشته باشند. شماره گم شده یا بسته اضافه باید همان زمان بررسی شود، نه چند ماه بعد.
برای تجهیزات IT قبل از انتقال چه اقداماتی انجام دهیم؟
رایانه، مانیتور، تجهیزات شبکه، تلفن های سازمانی، پرینتر و قطعات الکترونیکی را نباید مانند میز و صندلی جابه جا کرد. پیش از انتقال باید مشخص شود دستگاه فعال است، برای استفاده آینده نگهداری می شود یا در انتظار تعیین تکلیف قرار دارد.
اطلاعات دستگاه را مدیریت کنید
اگر هارد، حافظه یا تجهیزات ذخیره سازی حاوی اطلاعات سازمانی هستند، سیاست امنیت اطلاعات شرکت باید پیش از خروج دستگاه از دفتر اجرا شود. بسته به شرایط سازمان ممکن است نیاز به تهیه نسخه پشتیبان، رمزگذاری، حذف امن اطلاعات یا عدم انتقال رسانه ذخیره سازی وجود داشته باشد.
شماره اموال را ثبت کنید
کد اموال، شماره سریال، مدل، وضعیت ظاهری و تعداد متعلقات هر دستگاه ثبت شود. کابل، آداپتور و قطعات جانبی نیز با همان کد دستگاه بسته بندی شوند تا هنگام استفاده مجدد قابل شناسایی باشند.
مرکز تهران
برای شرکت های مستقر در مرکز تهران چه نکته ای مهم است؟
دفاتر واقع در مناطق مرکزی معمولا با محدودیت هایی مانند ترافیک، محل توقف خودرو، ساعات بارگیری و فاصله حمل تجهیزات از طبقات ساختمان روبه رو هستند. بهتر است انتقال در بازه ای برنامه ریزی شود که خودرو حمل امکان توقف و بارگیری مناسب داشته باشد.
اگر محل فعالیت مجموعه در محدوده های مرکزی است، بررسی شرایط اجاره انبار در مرکز تهران می تواند برای مقایسه دسترسی و محدوده خدمات مفید باشد.
غرب تهران
شرکت های غرب تهران چگونه هزینه رفت و آمد را کنترل کنند؟
برای مجموعه هایی که مراجعه دوره ای به وسایل دارند، انتخاب فضایی در مسیری دور از دفتر می تواند هزینه پنهان ایجاد کند. زمان کارکنان، خودرو، بارگیری و توقف نیز باید همراه مبلغ اجاره در تصمیم نهایی دیده شوند.
کسب و کارهای فعال در محدوده های غربی می توانند شرایط اجاره انبار در غرب تهران را نیز در کنار حجم موردنیاز و برنامه دسترسی بررسی کنند.
امنیت اسناد و تجهیزات شرکت فقط به قفل وابسته نیست
هنگام انتخاب انبار برای اموال سازمانی، چند لایه امنیت باید بررسی شود: نحوه کنترل ورود، افراد دارای مجوز، دوربین، روشنایی، شرایط محوطه، ثبت مراجعه و روش تحویل کلید یا دسترسی. شرکت نیز باید در داخل سازمان مشخص کند چه شخصی اجازه درخواست ورود یا خروج کالا را دارد.
برای بررسی جزئی تر معیارهای عمومی امنیت می توانید راهنمای امنیت در اجاره انبار را مطالعه کنید.
سیستم ورود و خروج اسناد چگونه طراحی شود؟
اگر سندی بدون ثبت از انبار خارج شود، حتی بهترین سیستم کدگذاری هم بعد از مدتی بی اعتبار خواهد شد. هر مراجعه باید یک رکورد مشخص داشته باشد و معلوم باشد چه چیزی، توسط چه شخصی، در چه تاریخی و با چه هدفی خارج شده است.
| اطلاعات | نمونه | هدف |
|---|---|---|
| کد باکس | B-03-12 | شناسایی محل فیزیکی |
| کد پرونده | F-026 | شناسایی دقیق پرونده |
| نام تحویل گیرنده | مسئول واحد مالی | تعیین مسئولیت دسترسی |
| تاریخ خروج | ثبت در سیستم | کنترل زمان امانت |
| تاریخ بازگشت | ثبت پس از تحویل | اطمینان از بازگشت پرونده |
چک لیست تحویل لوازم اداری به انبار
چه اشتباهاتی مدیریت انبار اداری را دشوار می کند؟
انتقال بدون فهرست
اگر شرکت نداند دقیقا چه اقلامی وارد انبار شده اند، کنترل موجودی در زمان تحویل نهایی دشوار خواهد شد. شمارش کلی «۲۰ کارتن اسناد و ۱۰ میز» کافی نیست.
نوشتن اطلاعات محرمانه روی کارتن
به جای نوشتن نام مشتری، موضوع قرارداد یا مشخصات کارکنان روی بسته، بهتر است فقط کد کنترل شده روی آن درج شود و توضیحات کامل در سیستم داخلی شرکت باقی بماند.
قرار دادن تجهیزات الکترونیکی بدون ثبت وضعیت
وجود خط و خش، شکستگی، نقص یا قطعه گم شده باید پیش از انتقال ثبت شود. در غیر این صورت، تعیین زمان ایجاد آسیب دشوار خواهد بود.
نداشتن مسئول مشخص
بهتر است یک نفر یا واحد مشخص مسئول ارتباط با انبار باشد. دسترسی بدون ساختار توسط افراد متعدد، احتمال خطا در ثبت ورود و خروج را افزایش می دهد.
چگونه فضای دفتر را بدون از دست دادن کنترل آرشیو آزاد کنیم؟
هدف از انتقال وسایل اداری نباید فقط خالی کردن اتاق ها باشد. اگر کارتن ها بدون طبقه بندی از دفتر خارج شوند، مشکل کمبود فضا به مشکل پیدا نکردن اطلاعات تبدیل می شود. یک پروژه انتقال موفق باید هم زمان دو نتیجه ایجاد کند: فضای مفید بیشتری در دفتر و کنترل بهتر روی اقلامی که خارج از مجموعه نگهداری می شوند.
پیش از انتقال، مشخص کنید چه چیزی واقعا باید نگهداری شود، چه چیزی باید در دفتر بماند و کدام اقلام طبق رویه های مجاز سازمان قابل تعیین تکلیف هستند. سپس برای اقلام منتقل شده، کد، مسئول، محل و وضعیت تعریف کنید.
سوالات متداول درباره انبار لوازم اداری و اسناد شرکت
جمع بندی
اجاره فضای جداگانه برای شرکت زمانی ارزش ایجاد می کند که همراه با سیستم مدیریت موجودی باشد. میز و صندلی، تجهیزات پروژه، اقلام نمایشگاهی و آرشیو کم مراجعه می توانند از محیط اصلی دفتر خارج شوند، اما هر وسیله باید قابل شناسایی و بازیابی باقی بماند.
برای اسناد، تفکیک آرشیو فعال و راکد، کدگذاری باکس ها و ثبت ورود و خروج اهمیت دارد. برای تجهیزات IT نیز شماره اموال، وضعیت ظاهری، متعلقات و نحوه مدیریت اطلاعات باید پیش از انتقال مشخص شوند. در نهایت، موقعیت و ظرفیت فضای انتخابی باید با تعداد مراجعات و حجم واقعی تجهیزات متناسب باشد.
